Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Recruit-ME (Recruitment Made Easy) Inh. Sibel Kurtcebe e.K.
Ganghoferstraße 71, 81373 München, Deutschland
E-Mail: info@getonyxagent.com
Vollständige Angaben im Impressum.

Onyx Agent (einschließlich Onyx Network) ist ein Angebot der oben genannten Firma. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen nicht vorliegen.

Rollen: wann wir verantwortlich sind und wann unsere Kunden

Wir sind Verantwortliche für die Daten unserer Kunden und ihrer Nutzer (Konto, Vertrag, Abrechnung, Support) sowie für Besucher dieser Website.

Wir sind Auftragsverarbeiter für Daten, die Kunden in Onyx verarbeiten, insbesondere Bewerber- und Kandidatendaten (Lebensläufe, Interviewaufnahmen, Bewertungen). Verantwortlich ist in diesem Fall das jeweilige Kundenunternehmen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Kandidaten wenden sich mit Anfragen bitte zunächst an das Unternehmen, bei dem sie sich beworben haben; wir leiten Anfragen, die uns erreichen, weiter.

Welche Daten wir verarbeiten

Website-Besucher: IP-Adresse, Browserangaben, aufgerufene Seiten (technisch notwendige Server-Logs); Angaben aus dem Kontakt- oder Demoformular.

Kunden und Nutzer: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Firma, Rolle, LinkedIn-Profil und Website (soweit angegeben), Anmelde- und Nutzungsdaten (z. B. welche Funktionen genutzt wurden, zur Abrechnung von Kontingenten und zur Verbesserung des Dienstes), Zeitpunkt, IP-Adresse und Version der akzeptierten Bedingungen, Abrechnungsdaten. Bei einer Registrierung über einen Link unserer Website zusätzlich die Seite, von der aus die Registrierung gestartet wurde, und, sofern der Link sie enthielt, die Kampagnenangaben utm_source, utm_medium und utm_campaign (z. B. „linkedin“). Sie werden mit dem Konto gespeichert und dienen der Auswertung, über welche Seiten und Kampagnen Nutzer zu uns finden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Im Auftrag unserer Kunden (Kandidatendaten): Lebensläufe und daraus extrahierte Angaben (Berufserfahrung, Ausbildung, Fähigkeiten), Kontaktdaten, Nachrichten, Telefoninterviews (Transkript, keine Audioaufnahme), Video-Meeting-Aufnahmen und Transkripte, Bewertungen und Notizen, Daten aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen (Sourcing).

Browser-Erweiterung „Onyx: LinkedIn-Profil speichern“: Installiert ein Nutzer unsere Chrome-Erweiterung, zeigt sie eine Schaltfläche nur auf LinkedIn-Mitgliederprofilen (linkedin.com/in/…). Erst wenn der Nutzer auf „Profil lesen“ klickt, liest sie das gerade geöffnete Profil: Name, Überschrift, Ort, den „Info“-Text, je bis zu fünf Einträge aus Berufserfahrung und Kenntnissen sowie die Profiladresse. Der Nutzer prüft die Felder und speichert sie mit einem weiteren Klick in seinem Kandidatenpool in Onyx. Die Erweiterung liest keine anderen Seiten oder Profile, scrollt oder sammelt nicht im Hintergrund, liest keine LinkedIn-Anmeldedaten, Cookies oder Nachrichten und enthält keinen nachgeladenen Code. Im Browser speichert sie nur ein von Onyx Network ausgestelltes Verbindungstoken (höchstens 8 Stunden gültig) und die Sprache der Oberfläche; „Trennen“ oder das Entfernen der Erweiterung löscht beides. Ein gespeichertes Profil ist Kandidatendatum, das wir im Auftrag des Kunden verarbeiten (Abschnitt 2); vor dem Speichern bestätigt der Nutzer, dass sein Unternehmen eine eigene Rechtsgrundlage hat. Lösch- und Widerspruchsanfragen: info@getonyxagent.com.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Nachweis der Annahme des Auftragsverarbeitungsvertrags: Nimmt ein Nutzer den Auftragsverarbeitungsvertrag im Namen seines Unternehmens an, speichern wir Zeitpunkt, Version, IP-Adresse und Browserangaben der Annahme. Diese Angaben dienen dem Nachweis des Vertragsschlusses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO (berechtigtes Interesse am Nachweis des Vertragsschlusses). Wir speichern sie für die Dauer des Vertrags und danach bis zum Ablauf der Verjährungsfristen.

Künstliche Intelligenz

Onyx nutzt KI-Modelle, um Lebensläufe zu strukturieren, Kandidaten mit Stellenanforderungen abzugleichen, Interviews zu transkribieren und Zusammenfassungen zu erstellen.

• Der Mensch entscheidet. Onyx liefert Empfehlungen und Bewertungen. Die Entscheidung über Kandidaten trifft immer ein Mensch beim Kundenunternehmen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
• Welche Daten an die KI gehen. Für diese Funktionen werden die jeweils benötigten Inhalte, etwa der Text oder das Bild eines Lebenslaufs und die Stellenanforderungen, an unseren KI-Dienstleister übermittelt. Die Übermittlung ist auf Daten beschränkt, auf die der jeweilige Nutzer ohnehin Zugriff hat.
• Kein Training. Weder wir noch unsere KI-Dienstleister verwenden Kunden- oder Kandidatendaten zum Training von KI-Modellen. Unsere KI-Dienstleister handeln als Unterauftragsverarbeiter und dürfen die Daten nur zur Erbringung des Dienstes verwenden.
• Speicherung beim KI-Dienstleister. Unser KI-Dienstleister für Text- und Dokumentanalyse (Sitz USA) kann Eingaben und Ausgaben bis zu 30 Tage speichern, um den Dienst bereitzustellen und Missbrauch zu erkennen; danach werden sie gelöscht.

Empfänger und Dienstleister

Wir setzen Dienstleister der folgenden Kategorien ein. Mit allen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Unsere Kunden erhalten die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Namen im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Zahlung: Stripe Payments Europe, Ltd., Irland. Kartendaten und Rechnungsidentität erhebt Stripe, nicht wir. An uns geht nur die Bestätigung, dass gezahlt wurde.

Terminbuchung: Für die Buchung eines Demo-Termins nutzen wir die Terminplanung von Google Workspace (Google). Erst wenn Sie auf „Termin auswählen“ klicken, öffnet sich die Buchungsseite von Google in einem neuen Tab; vorher werden keine Daten an Google übertragen. Verarbeitet werden die dort eingegebenen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin), um die Demo zu vereinbaren und durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Übermittlung in die USA ist möglich; sie stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework.

Vom Nutzer verbundene Dienste: Verbindet ein Nutzer Kalender-, E-Mail-, Speicher-, Stellenbörsen- oder HR-Systeme (z. B. Microsoft, Google, LinkedIn, Greenhouse, Personio), übermitteln wir Daten nur auf seine Veranlassung an diese Dienste.

Sonstige: Berufliche Berater, Behörden oder ein Erwerber, soweit wir dazu verpflichtet sind oder Rechte durchsetzen müssen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister sitzen in den USA. Die Übermittlung stützt sich, soweit der Dienstleister unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, andernfalls auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Speicherdauer

• Kontodaten: für die Dauer des Vertrags.
• Gelöschte Kandidatendatensätze werden nach 30 Tagen endgültig entfernt.
• Nach Ende einer Testphase oder eines Vertrags stellen wir auf Anfrage einen Export der Daten bereit und löschen die Daten spätestens 30 Tage nach Vertragsende, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Telefoninterviews: Es werden keine Audioaufnahmen gespeichert. Beim Dienstleister für Telefoninterviews werden Gespräche nach 7 Tagen gelöscht.
• Bei KI-Dienstleistern: siehe Abschnitt 5.
• Abrechnungsunterlagen: gesetzliche Fristen (bis zu 10 Jahre).
• Server-Logs: höchstens 7 Tage.

Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Cookies ein. Auf unserer Website nutzen wir eine cookielose Reichweitenmessung unseres Hosting-Anbieters, die Seitenaufrufe nur in aggregierter Form auswertet, ohne Cookies und ohne geräteübergreifende Profile (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Website). Dabei werden Zeitpunkt, aufgerufene Seite, verweisende Seite, ungefährer Standort (Land, Region, Stadt), Betriebssystem, Browser und Gerätetyp erfasst. Besucher werden für höchstens 24 Stunden über einen aus der Anfrage gebildeten Hash wiedererkannt; dieser wird danach verworfen. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Dieselbe cookielose Reichweitenmessung nutzen wir auf der Anmelde- und der Registrierungsseite von Onyx Network (network.getonyxagent.com/login und /signup). Erfasst werden dort nur Aufrufe dieser beiden Seiten, ohne URL-Parameter; Seiten nach der Anmeldung werden nicht erfasst. Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiger Sitzungsschlüssel im Browser gespeichert (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an info@getonyxagent.com.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.